Politica de Confidențialitate și Notificare

1. Cine suntem și cui se aplică această politică

Operatorul datelor cu caracter personal este ASOCIAȚIA GABRIELLE – DIN GRIJĂ PENTRU FEMEI („Asociația Gabrielle”, „noi”), cu sediul în Aleea Snagov, Municipiul Cluj-Napoca, Județul Cluj, România, cod poștal 400420.

Această politică se aplică prelucrării datelor cu caracter personal în legătură cu website-ul www.asociatiagabrielle.ro, formularele disponibile pe website, comunicările cu Asociația, Conferința Gabrielle și alte evenimente sau proiecte organizate de Asociație.

Pentru întrebări privind protecția datelor ne puteți contacta la [email protected]. Pentru comunicări operaționale privind Conferința Gabrielle și transmiterea dovezilor de plată este utilizată adresa [email protected].

2. Ce date cu caracter personal colectăm

Datele pe care le colectăm depind de modul în care interacționați cu noi. Nu solicităm mai multe date decât sunt necesare pentru scopurile descrise în această politică.

2.1. Date furnizate prin website și prin comunicarea cu noi

nume și prenume;
adresă de e-mail și număr de telefon;
adresă/localitate, atunci când sunt relevante pentru solicitarea dumneavoastră;
conținutul mesajelor, solicitărilor sau formularelor pe care ni le transmiteți;
alte informații pe care alegeți în mod voluntar să ni le comunicați.

Informațiile pe care ni le furnizați pot include numele, adresa și adresa dvs. de e-mail și numărul de telefon, precum și alte informații pe care alegeți să le furnizați. Este important ca datele personale pe care le deținem despre dumneavoastră să fie corecte; vă rugăm să ne țineți la curent dacă datele dumneavoastră cu caracter personal se modifică.

2.2. Date colectate pentru înscrierea la Conferința Gabrielle

Pentru administrarea înscrierii la Conferința Gabrielle putem colecta:

categoria de participant;
numele și prenumele;
adresa de e-mail;
numărul de telefon;
intervalul de vârstă;
localitatea, dacă alegeți să o furnizați;
zilele și activitățile selectate;
panelurile de vineri selectate și atelierul de sâmbătă selectat;
participarea la Seara de Gală și Cina Caritabilă;
pachetul de susținere ales pentru Gală și, după caz, suma introdusă manual;
solicitarea de sprijin pentru cazare, atunci când această opțiune este disponibilă;
informații administrative privind statusul înscrierii, confirmarea participării și comunicările legate de eveniment.

Localitatea este opțională. Ea poate fi utilizată pentru planificarea logistică a evenimentului și pentru evaluarea posibilității de organizare a unor forme de sprijin pentru transport sau alte facilități logistice, dacă acestea vor fi disponibile.

Formularul Conferinței Gabrielle este destinat persoanelor cu vârsta de cel puțin 18 ani.

2.3. Date privind sănătatea

Dacă selectați categoria „Pacient oncologic”, această alegere dezvăluie o informație privind starea dumneavoastră de sănătate și reprezintă o categorie specială de date cu caracter personal în sensul art. 9 din Regulamentul (UE) 2016/679 („GDPR”).

Nu solicităm prin formular diagnosticul, istoricul medical, rezultate ale investigațiilor, tratamente, documente medicale sau alte detalii clinice. Informația privind încadrarea în categoria „Pacient oncologic” este utilizată numai pentru administrarea condițiilor de participare și a facilităților asociate acestei categorii și, dacă este cazul, pentru gestionarea solicitării de sprijin pentru cazare.

Prin selectarea în mod voluntar a categoriei „Pacient oncologic” și transmiterea formularului după afișarea informării privind prelucrarea datelor, persoana își exprimă în mod explicit acordul pentru prelucrarea acestei informații în scopurile descrise mai sus. Consimțământul poate fi retras ulterior, fără a afecta legalitatea prelucrării efectuate înainte de retragere. Retragerea poate face imposibilă acordarea în continuare a facilităților care depind de această informație.

2.4. Date privind plățile, donațiile și pachetele de susținere

În funcție de categoria de participant și de activitățile selectate, putem prelucra informații privind taxa de participare, pachetul de susținere pentru Gală, suma personalizată aleasă, statusul plății și dovada plății.

Dovada plății poate conține numele plătitorului, suma, data plății, contul bancar/IBAN, identificatorul tranzacției sau alte informații incluse în documentul transmis. Nu colectăm prin formular date complete ale cardului bancar.

Dovada plății poate fi transmisă la [email protected] sau, la alegerea participantului, prin WhatsApp la +40 755 224 091. Dacă utilizați WhatsApp, datele sunt prelucrate și prin serviciile furnizorului WhatsApp/Meta, conform propriilor termeni și politici de confidențialitate.

2.5. Date privind speakerii, medicii, facilitatorii și colaboratorii

Pentru prezentarea programului evenimentelor putem publica sau utiliza numele, titlul profesional, specialitatea, rolul, biografia, fotografia și informațiile profesionale ale speakerilor, medicilor, facilitatorilor și colaboratorilor, în măsura în care acestea sunt necesare pentru prezentarea și promovarea programului și există un temei juridic corespunzător.

2.6. Date colectate automat prin website

Atunci când vizitați website-ul, pot fi colectate automat date tehnice, precum adresa IP, tipul și versiunea browserului, sistemul de operare, dispozitivul utilizat, data și ora accesării, paginile vizitate, erorile tehnice și informații privind interacțiunea cu website-ul. Aceste date sunt utilizate pentru funcționare, securitate, diagnosticarea erorilor și, unde este permis, analiză statistică.

3. De ce folosim datele și care sunt temeiurile juridice

Prelucrăm datele numai dacă există un temei juridic aplicabil și numai pentru scopuri determinate, explicite și legitime. În funcție de situație, ne putem baza pe executarea unei relații privind participarea la eveniment sau pe demersuri efectuate la solicitarea persoanei, pe obligații legale, pe interese legitime sau pe consimțământ.

Scop	Date utilizate, după caz	Temei juridic
Administrarea website-ului și răspunsul la solicitări	date de contact, mesaje, date tehnice	art. 6 alin. (1) lit. b și/sau f GDPR
Înscrierea și administrarea participării la Conferința Gabrielle	date de identificare/contact, categorie, vârstă, selecții de activități	art. 6 alin. (1) lit. b GDPR; după caz, art. 6 alin. (1) lit. f
Organizarea programului, panelurilor, atelierelor, Galei și logisticii	selecții, localitate, date de contact	art. 6 alin. (1) lit. b și/sau f GDPR
Prelucrarea informației privind categoria „Pacient oncologic”	categoria selectată și, dacă este cazul, solicitarea de cazare	art. 6 alin. (1) lit. a și art. 9 alin. (2) lit. a GDPR – consimțământ explicit
Gestionarea plăților, donațiilor, pachetelor de susținere și dovezilor de plată	sume, dovezi de plată, date de identificare/plată	art. 6 alin. (1) lit. b și, după caz, lit. c GDPR
Securitatea sistemelor și prevenirea utilizării abuzive	date tehnice, loguri	art. 6 alin. (1) lit. f GDPR
Comunicări de marketing/newsletter, dacă sunt implementate	date de contact	art. 6 alin. (1) lit. a GDPR – consimțământ separat, atunci când este necesar

Selecția panelurilor, atelierelor sau a altor activități este folosită pentru organizarea participării și nu este utilizată pentru a deduce un diagnostic medical sau pentru a crea un profil medical al participantului.

4. Date obligatorii și date opționale

Pentru Conferința Gabrielle, datele marcate cu „*” în formular sunt necesare pentru procesarea înscrierii. În lipsa lor este posibil să nu putem înregistra sau confirma participarea.

Localitatea și solicitarea de sprijin pentru cazare sunt opționale, dacă formularul nu indică altfel. Furnizarea unei sume personalizate este necesară numai dacă este selectată opțiunea „Altă sumă” pentru pachetul de susținere al Galei.

5. Cui putem comunica datele

Datele sunt accesibile numai persoanelor care au nevoie de ele pentru scopurile descrise în această politică. În limita necesară, datele pot fi comunicate către:

echipa, voluntarii și colaboratorii Asociației implicați în administrarea proiectelor și evenimentelor;
furnizori de hosting, baze de date, formulare, servicii cloud, mentenanță IT și securitate;
furnizori de e-mail, mesagerie și comunicații utilizați pentru confirmări și corespondență;
furnizori logistici, de cazare sau transport, atunci când este necesar pentru a gestiona o solicitare concretă și numai pentru datele strict necesare;
bănci, procesatori de plăți, furnizori contabili, financiari sau fiscali, după caz;
consultanți juridici, auditori sau alte persoane care asistă Asociația în îndeplinirea obligațiilor sale;
autorități și instituții publice, atunci când comunicarea este impusă de lege.

Sponsorii și partenerii evenimentelor nu primesc liste nominale de participanți, adrese de e-mail, numere de telefon sau informații privind sănătatea pentru propriile lor scopuri de marketing decât dacă există un temei juridic distinct și persoanele vizate au fost informate corespunzător.

6. Transferuri de date în afara Spațiului Economic European

Unii furnizori tehnologici pot procesa date și în afara Spațiului Economic European. Atunci când un astfel de transfer are loc, vom utiliza mecanismele prevăzute de GDPR, cum ar fi o decizie de adecvare, clauze contractuale standard sau alte garanții corespunzătoare, după caz.

7. Cât timp păstrăm datele

Păstrăm datele numai atât timp cât este necesar pentru scopurile pentru care au fost colectate și pentru respectarea obligațiilor legale. Aplicăm următoarele criterii de păstrare:

datele operaționale privind înscrierea și participarea la evenimente sunt păstrate pe durata organizării evenimentului și o perioadă rezonabilă ulterior, necesară pentru confirmări, follow-up, soluționarea solicitărilor sau apărarea unor drepturi;
datele speciale privind încadrarea în categoria „Pacient oncologic” și solicitările de cazare sunt șterse sau anonimizate cât mai curând după finalizarea scopului pentru care au fost colectate, dacă nu există un alt temei legal pentru păstrare;
documentele financiar-contabile și dovezile de plată sunt păstrate pentru perioada prevăzută de legislația fiscal-contabilă aplicabilă;
datele utilizate pentru comunicări de marketing sunt păstrate până la retragerea consimțământului sau până când acestea nu mai sunt necesare;
datele tehnice și de securitate sunt păstrate atât cât este necesar pentru funcționarea, securitatea și investigarea incidentelor;
datele anonimizate sau agregate, care nu mai permit identificarea unei persoane, pot fi utilizate în scopuri statistice și de raportare.

Necesitatea păstrării datelor este revizuită periodic.

8. Website, cookie-uri și tehnologii similare

Website-ul poate utiliza cookie-uri și tehnologii similare necesare pentru funcționare, securitate și memorarea anumitor preferințe tehnice. Dacă sunt utilizate cookie-uri de analiză, publicitate sau alte tehnologii care nu sunt strict necesare, acestea vor fi activate numai în condițiile prevăzute de legislația aplicabilă și, atunci când este necesar, după obținerea consimțământului.

Pentru detalii privind cookie-urile utilizate efectiv de website, poate fi publicată o Politică de cookie-uri separată, actualizată în funcție de instrumentele tehnice instalate.

9. Calcul automat al costurilor și afișarea condițională a opțiunilor

Formularul Conferinței Gabrielle poate calcula automat costul participării și poate afișa anumite opțiuni în funcție de categoria de participant și activitățile selectate. Aceste operațiuni au rol administrativ și nu reprezintă un proces decizional automatizat care produce efecte juridice sau efecte similare semnificative asupra persoanei în sensul art. 22 GDPR.

10. Securitatea datelor

Aplicăm măsuri tehnice și organizatorice adecvate pentru a proteja datele împotriva accesului neautorizat, pierderii, distrugerii, modificării sau divulgării nepermise. Accesul este limitat la persoanele și furnizorii care au nevoie de date pentru îndeplinirea responsabilităților lor și care sunt supuși unor obligații de confidențialitate sau protecție a datelor, după caz.

În cazul unei încălcări a securității datelor cu caracter personal, vom evalua incidentul și vom îndeplini obligațiile de documentare, notificare a autorității și, dacă este cazul, informare a persoanelor vizate, conform GDPR.

11. Drepturile dumneavoastră

În condițiile prevăzute de GDPR, aveți următoarele drepturi:

Dreptul de acces: puteți solicita confirmarea faptului că vă prelucrăm datele și o copie a datelor care vă privesc.
Dreptul la rectificare: puteți solicita corectarea datelor inexacte sau completarea celor incomplete.
Dreptul la ștergere: puteți solicita ștergerea datelor în cazurile prevăzute de lege.
Dreptul la restricționarea prelucrării: puteți solicita limitarea temporară a utilizării datelor în anumite situații.
Dreptul la opoziție: vă puteți opune prelucrărilor întemeiate pe interes legitim, în condițiile legii.
Dreptul la portabilitate: pentru anumite prelucrări realizate prin mijloace automate, puteți solicita primirea datelor într-un format structurat sau transmiterea lor către alt operator.
Retragerea consimțământului: atunci când prelucrarea se bazează pe consimțământ, îl puteți retrage în orice moment, fără a afecta legalitatea prelucrării realizate anterior.

Pentru exercitarea drepturilor, ne puteți contacta la [email protected]. Putem solicita informații suplimentare pentru verificarea identității persoanei care formulează cererea, atunci când acest lucru este necesar pentru protejarea datelor.

Aveți, de asemenea, dreptul de a depune o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP): B-dul G-ral. Gheorghe Magheru nr. 28-30, Sector 1, cod poștal 010336, București; e-mail: [email protected]; telefon: +40 31 805 92 11 / +40 31 805 92 12; www.dataprotection.ro.

12. Link-uri și servicii terțe

Website-ul și comunicările noastre pot conține link-uri către website-uri, platforme sau servicii terțe, inclusiv rețele sociale, formulare, servicii de mesagerie ori platforme partenere. Aceste servicii au propriile politici și practici privind protecția datelor. Vă recomandăm să consultați politica serviciului respectiv înainte de a furniza date prin acel canal.

13. Modificarea politicii

Putem actualiza această politică atunci când se modifică activitățile Asociației, formularele, furnizorii utilizați sau cerințele legale. Versiunea actualizată va fi publicată pe website și va indica data ultimei actualizări. Dacă modificările sunt semnificative și este necesar, vom informa persoanele vizate prin mijloace adecvate.

14. Contact

ASOCIAȚIA GABRIELLE – DIN GRIJĂ PENTRU FEMEI

Aleea Snagov, Municipiul Cluj-Napoca, Județul Cluj, România, cod poștal 400420

Website: www.asociatiagabrielle.ro

E-mail general și solicitări privind protecția datelor: [email protected]

E-mail operațional Conferința Gabrielle / dovezi de plată: [email protected]

WhatsApp pentru dovezi de plată Conferința Gabrielle: +40 755 224 091